تصاویر متصل به سلول‌ها در اکسل

                                                                                                                                       اضافه کردن عکس به صفحات اکسل همچون انجام این کار در دیگر برنامه‌های مجموعه آفیس کاری ساده است. از منوی Insert گزینه Pictures را انتخاب کرده و پس از مراجعه به محل ذخیره‌سازی تصویر موردنظر روی هارد‌دیسک، آن را در بخش دلخواه از صفحه قرار می‌دهید.

 

تابه‌ حال تصاویر را میان اطلاعات وارد شده در سلول‌های اکسل گنجانده‌اید؟ هنگام اعمال تغییرات در سطرها و ستون‌های موجود در صفحه، مشکلی در اندازه تصویر مشاهده نکرده‌اید؟ بگذارید مشکلی را که مدنظرمان است با یک مثال برایتان شرح دهیم.

فرض کنید مجموعه‌ای از 20 ردیف اطلاعات را در ستون A و مجموعه‌ای از 20 ردیف اطلاعات را نیز در ستون H از نرم‌افزار اکسل وارد کرده‌اید. در این میان تصویری را نیز در صفحه اکسل فراخوانی کرده و ردیف‌های 5 تا 10 از ستون‌های B تا G را نیز به آن اختصاص داده‌اید. درحالت عادی همه چیز درست است و هیچ مشکلی وجود ندارد؛ اما فرض کنید برای انجام محاسباتی روی اطلاعات وارد شده در سلول‌ها، ستون‌های C تا F را پنهان (Hide) می‌کنید.

 

در این شرایط تصویر موجود در صفحه برای شما دردسرساز می‌شود؛ زیرا ستون‌های میانی در زیر تصویر پنهان شده و ستون H به سمت چپ حرکت می‌کند. در ادامه محتوای ردیف 5 تا 10 از ستون H که شامل اعداد و اطلاعاتی بوده در زیر تصویر فراخوانی شده قرار می‌گیرد و ظاهر گرافیکی صفحه اکسل شما نیز به‌هم می‌ریزد. این شرایط در صورت بروز هرگونه تغییر همچون پنهان کردن هریک از ردیف‌ها، اعمال فیلترها و ... نیز ممکن است رخ دهد و رهایی از آن نیازمند یک تغییر ساده است:

 

1ـ تصویر فراخوانی شده در نرم‌افزار را انتخاب کرده و کلیک راست ماوس را روی آن فشار دهید.

 

2ـ روی گزینه Size and Properties کلیک کرده و در پنجره به‌نمایش درآمده بخش Properties را انتخاب کنید.

 

3ـ در نهایت گزینه Move and size with cells را فعال کرده و با کلیک روی Close تغییرات را ذخیره کنید.

 

4ـ از حالا به بعد هر تغییری که روی سطرها و ستون‌ها ایجاد شود نیز مشکلی در ترکیب ظاهری فایل اکسل شما ایجاد نمی‌کند و تصویر/تصاویر فراخوانی شده باتوجه به تغییرات اعمال شده، تغییر اندازه داده و به‌ عنوان مثال چنانچه باید ردیف‌های 5 تا 10 و ستون‌های B تا G را به خود اختصاص دهند همواره در همین فضا جای می‌گیرند.

تصاویر متصل به سلول‌ها در اکسل

                                                                                                                                  اضافه کردن عکس به صفحات اکسل همچون انجام این کار در دیگر برنامه‌های مجموعه آفیس کاری ساده است. از منوی Insert گزینه Pictures را انتخاب کرده و پس از مراجعه به محل ذخیره‌سازی تصویر موردنظر روی هارد‌دیسک، آن را در بخش دلخواه از صفحه قرار می‌دهید.

 

تابه‌ حال تصاویر را میان اطلاعات وارد شده در سلول‌های اکسل گنجانده‌اید؟ هنگام اعمال تغییرات در سطرها و ستون‌های موجود در صفحه، مشکلی در اندازه تصویر مشاهده نکرده‌اید؟ بگذارید مشکلی را که مدنظرمان است با یک مثال برایتان شرح دهیم.

فرض کنید مجموعه‌ای از 20 ردیف اطلاعات را در ستون A و مجموعه‌ای از 20 ردیف اطلاعات را نیز در ستون H از نرم‌افزار اکسل وارد کرده‌اید. در این میان تصویری را نیز در صفحه اکسل فراخوانی کرده و ردیف‌های 5 تا 10 از ستون‌های B تا G را نیز به آن اختصاص داده‌اید. درحالت عادی همه چیز درست است و هیچ مشکلی وجود ندارد؛ اما فرض کنید برای انجام محاسباتی روی اطلاعات وارد شده در سلول‌ها، ستون‌های C تا F را پنهان (Hide) می‌کنید.

 

در این شرایط تصویر موجود در صفحه برای شما دردسرساز می‌شود؛ زیرا ستون‌های میانی در زیر تصویر پنهان شده و ستون H به سمت چپ حرکت می‌کند. در ادامه محتوای ردیف 5 تا 10 از ستون H که شامل اعداد و اطلاعاتی بوده در زیر تصویر فراخوانی شده قرار می‌گیرد و ظاهر گرافیکی صفحه اکسل شما نیز به‌هم می‌ریزد. این شرایط در صورت بروز هرگونه تغییر همچون پنهان کردن هریک از ردیف‌ها، اعمال فیلترها و ... نیز ممکن است رخ دهد و رهایی از آن نیازمند یک تغییر ساده است:

 

1ـ تصویر فراخوانی شده در نرم‌افزار را انتخاب کرده و کلیک راست ماوس را روی آن فشار دهید.

 

2ـ روی گزینه Size and Properties کلیک کرده و در پنجره به‌نمایش درآمده بخش Properties را انتخاب کنید.

 

3ـ در نهایت گزینه Move and size with cells را فعال کرده و با کلیک روی Close تغییرات را ذخیره کنید.

 

4ـ از حالا به بعد هر تغییری که روی سطرها و ستون‌ها ایجاد شود نیز مشکلی در ترکیب ظاهری فایل اکسل شما ایجاد نمی‌کند و تصویر/تصاویر فراخوانی شده باتوجه به تغییرات اعمال شده، تغییر اندازه داده و به‌ عنوان مثال چنانچه باید ردیف‌های 5 تا 10 و ستون‌های B تا G را به خود اختصاص دهند همواره در همین فضا جای می‌گیرند.

تغییر ظاهر اکسل

                                                                                                                                             شاید در زمره ی آن دسته کاربرانی باشید که ظاهر تکراری اکسل را نمی پسندند و نمی خواهد که در ابتدای ایجاد فایل های اکسل خود تنظیمات رنگ ها، فونت و … را  از ابتدا شروع نمایند. برای حل این مشکل و تغییر ظاهر اکسل به آنچه مورد پسند شماست می توانید از ا ین موارد استفاده کنید                                                   

Theme ها در اکسل

برای انتخاب تم (Theme) دلخواه برای اکسل خود و یا انتخاب یک ترکیب رنگ، فونت و یا Effect خاص برای اکسل خود می توانید از مسیر زیر اقدام نمایید. تغییر تم تنها بر روی ترکیب رنگ ها و فونت های پیش فرض اکسل تاثیر می گذارد و کاربر می تواند در صورت نیار تغییرات ظاهری دیگر را لحاظ نماید.

لازم به ذکر است انجام تغییرات فوق بر روی فایل خالی ملموس نمی باشد و حتماً تم مورد نظر خود را بر روی یک فایل نمونه انجام دهید.                                                                                                                           

ایجاد Template اکسل

اگر همواره فایل های اکسل شما دارای یک فرمت خاص یا یک جدول بندی بخصوص می باشند که شما در ابتدای ایجاد فایل های اکسل خود مجبور به کپی کردن آن ها می باشید می توانید فایل اکسل حاوی این اطلاعات را به صورت قالب پیش فرض (Template) ذخیره نمایید.

دو نکته برای پیمایش آسان تر فایل اکسل

                                                                                                                                       وقتی تعداد Worksheet های یک فایل اکسل زیاد می شود مراجعه به صفحه مورد نظر می تواند وقت شما را بگیرد.

نکته ۱ :

در فایلی با تعداد صفحات زیاد برای دسترسی به یک صفحه روی نوار راهبری صفحات راست کلیک کنید تا لیست صفحه ها به شما نشان داده شود و صفحه مورد نظر را انتخاب کنید.                                                     

نکته ۲ :

برای جابه جایی بین صفحه ها می توانید از ویژگی Hyperlink استفاده کنید و یک جدول فهرست به صورت دستی ایجاد کنید.

برای انجام این کار خانه ای که می خواهید نقش لینک را پیدا کند انتخاب کرده و از روبان Insert گزینه Hyperlink را انتخاب کنید. سپس در پنجره باز شده عبارت Place in this document را انتخاب کرده و روی صفحه مقصد لینک کلیک کنید تا انتخاب شود.                                                                                 با استفاده از این روش و درج لینک ها در صفحهات یک فایل، پیمایش آن برای شما آسان تر خواهد بود.

نکاتی در مورد درج فرمول در سلول ها

                                                                                                                                        برای درج فرمول در یک سلول، ابتدا کاراکتر مساوی = را تایپ می کنیم و سپس فرمول را طبق قواعدی که در این درس خواهیم آموخت، به سلول وارد می کنیم. همانطور که در تصویر زیر می بینید، پس از وارد کردن کاراکتر مساوی در سلولمی توان از نوار فرمول، یکی از فرمول های پیش فرض اکسل را انتخاب کرد.                               

پس از درج فرمول، نرم افزار اکسل، فرمول وارد شده را محاسبه کرده و در پایان نتیجه را در همان سلول نمایش می دهد. هر فرمول ممکن است دارای اجزایی همچون مقادیر ثابت، آدرس سلول ها، عملگرها و توابع باشد.

مقادیر ثابت
مقادیر ثابت مقادیری هستند که ثابت بوده و تغییر نمی کنند. این مقادیر می توانند عددی یا متنی باشند. در فرمول نویسی باید مقادیر ثابت متنی را بین دو علامت " قرار دهیم. در این صورت محاسبه ای روی این مقادیر انجام نمی شود.

آدرس سلول ها
وقتی که از آدرس سلول ها در نوشتن فرمول استفاده می کنیم، در واقع با مقادیر متغیر کار می کنیم. یعنی با سلول هایی که مقادیر آنها ممکن است در شرایط مختلف تغییر کند. این تغییرات بر نتیجه فرمول تاثیر می گذارد.

عملگرها
به طور کلی عملگرها به چهار گروه تقسیم می شوند. این گروه ها را در زیر بررسی می کنیم.

عملگرهای محاسباتی: عملگرهای محاسباتی، عملگرهایی هستند که از آنها برای محاسبات عددی استفاده می شود. این عملگرها عبارتند از + و - و * و / و ٪ و ^ که به ترتیب و از راست به چپ برای محاسبه جمع، تفریق، ضرب، تقسیم، درصد و توان به کار می روند.

عملگرهای مقایسه ای: از عملگرهای مقایسه ای برای مقایسه مقادیر استفاده می شود. این عملگرها عبارتند از =، <، =<، >، => و <>. این عملگرها به ترتیب و از راست به چپ مساوی، بزرگ تر، بزرگ تر مساوی، کوچک تر، کوچک تر مساوی و نامساوی بودن دو عدد را مقایسه می کند. نتیجه حاصل از عملیات این عملگرها می تواند مثبت (درست) یا منفی (نادرست) باشد.

عملگرهای رشته ای: از این عملگر برای چسباندن دو رشته به هم استفاده می شود. استفاده از عملگر & در سلول ها، برای اتصال یا الحاق داده های متنی است.

عملگرهای آدرس: از عملگرهای آدرس برای تعیین محدوده آدرس استفاده می شود. این عملگرها عبارتند از : و ; . از عملگر نخست برای معرفی محدوده متوالی سلول ها و از عملگر دوم برای معرفی محدوده نامتوالی سلول ها استفاده می شود.

اولویت انجام محاسبات ریاضی: اگر با ریاضی آشنایی داشته باشید، عملگرها از اولویتی برای انجام محاسبات برخوردارند. این اولویت ها در نرم افزار اکسل نیز اجرا می شوند و در فرمول نویسی از اهمیت بالایی برخوردار هستند. اولویت ها در ریاضی به ترتیب پرانتز، درصد، توان، ضرب و تقسیم، جمع و تفریق و الحاق متن است که با علامت های زیر نشان داده می شوند:
()، ٪، ^، * /، + -، &
مثال: فرض کنید می خواهیم عبارت ۴*۲+۱۰ را به دو حالت مختلف اجرا کنیم و نتیجه را بر اساس اولویت عملگرها مشاهده کنیم. در حالت اول حاصل عبارت ۴*۲+۱۰ عدد ۱۸ خواهد شد. چرا که عملگر ضرب، از اولویت بالاتری نسبت به عملگر تقسیم برخوردار است. اما اگر این عبارت را به صورت (۱۰+۲)*۴ بنویسیم، حاصل ۴۸ خواهد شد. چرا که عملگر پرانتز، اولویت بالاتری نسبت به عملگر ضرب دارد.

توابع
توابع ریاضی در اکسل، فرمول هایی هستند که به طور پیش فرض در نرم افزار اکسل وجود دارند. این توابع برای راحتی کار در فرمول نویسی در اکسل استفاده می شوند. برای استفاده از توابع موجود در اکسل، باید ابتدا سلول مورد نظرتان را انتخاب کنید و پس از وارد کردن علامت = نام تابع را انتخاب کرده و ورودی های آن را تعیین کنید. ورودی های هر تابع ممکن است مقادیر ثابت، آدرس سلول و یا محدوده ای از سلول ها باشد.
توابع در نرم افزار اکسل بر اساس کاربردهایشان گروه بندی شده اند. این گروه ها عبارتند از:
• توابع مالی
• توابع تاریخ و ساعت
• توابع ریاضی و مثلثاتی
• توابع آماری
• توابع جستجو و مرجع
• توابع پایگاه داده
• توابع متنی
• توابع منطقی
• توابع اطلاعاتی
• توابع مهندسی

ساختار توابع: هر تابع دارای یک نام و معمولا تعدادی ورودی است و ساختاری به صورت زیر دارد: (.... ; ورودی ۳; ورودی ۲; ورودی ۱) نام تابع
مثال از یک تابع: برای اینکه با عملکرد یک تابع به صورت عملی آشنا شوید، بهتر است یک مثال را در اکسل اجرا کنید. برای اینکار از تابع SUM یا جمع استفاده کنید. این تابع، سلول های انتخاب شده را با یکدیگر جمع می کند.

پس از درج تابع، اگر بر روی کلید Enter کلیک کنید، نتیجه تابع به شما نشان داده می شود.

روش درج فرمول با استفاده از Function Wizard: اکسل فرمول های زیادی دارد و همانطور که پیشتر اشاره شد، هر تابع نیاز به «ورودی هایی» برای محاسبه دارد. با استفاده از امکان Function Wizard می توانید از تمام توابع اکسل استفاده کنید و نتیجه محاسبات را در سلول مورد نظر مشاهده کنید.
برای این کار از روی نوار فرمول، بر روی fx کلیک کنید تا کادر Insert Function باز شود.

توضیح کادر Insert Function: در بخش Search for a function می توانید نام تابع مورد نظرتان را تایپ کنید. در بخش Or select a category می توانید یکی از بخش های موجود را انتخاب کنید. این بخش ها توابع اکسل را دسته بندی کرده است. مثلا اگر بخش Financial را انتخاب کنید، توابع مالی در کادر Select a function نشان داده خواهند شد.
با انتخاب گزینه All همه توابع اکسل و با انتخاب گزینه Most Recently used نیز توابعی که اخیرا استفاده کرده اید نشان داده می شوند. اکنون در بخش Search for a function می توانید نام تابع مورد نظرتان را تایپ کنید و از بخش Select a function آن را انتخاب کنید.
پس از انتخاب تابع SUM بر روی دکمه OK کلیک می کنیم. در پنجره جدید که Function Arguments نام دارد، باید ورودی های تابع را وارد کنیم.

 

اکنون با کلیک بر روی OK نتیجه این تابع که عدد ۳۰ است در سلول انتخاب شده نمایش داده می شود.

سه تابعی که شما را در اکسل حرفه ای می کند

فرض کنید حجم عظیمی از داده ها را در اختیار دارید ، داده هایی شامل فیلد ها و رکودها ، اگر بخواهید بر اساس یک رکورد در یک فیلد رکورد دیگری را در فیلدی دیگر بیابید چه باید بکنید ، پدران ما برای این کار دفاتری حجیم داشتند که آن ها بر اساس حرف الفبا یا به ترتیب شماره ها در قفسه های بزرگ دسته بندی کرده بودند ، فکر میکنید یافتن اطلاعات بانکی یک فرد بر اساس شماره حساب با این سیستم چه مدت زمان می برد؟ یا خود را بجای یکی از این افراد قرار دهید در طول روز چه مدت می بایست زمان صرف کنید تا اطلاعات خاصی را تهیه کنید ، فکر کردن به این موضوع من را خسته می کند نمیدانم شما چه حسی خواهید داشت؟

توابع شگفت انگیز

می توان وجه تمایز یک کاربر عادی excel و یک کاربر حرفه ای excel بدون اغراق در میزان توانایی وی در استفاده از سه تابع دانست ، توابعی که می توانند مشکلاتی که به آن اشاره شد مرتفع کنند ، سه تابع Vlookup ، Match ، Offset .

ترکیب توابع Vlookup ، Offset و Match

کاربرد Vlookup ,Match


این توابع این امکان را فراهم می آورد که توسط excel یک سوزن را در انبار کاه پیدا کنید ، فرض کنید در یک شیت اطلاعاتی از مشتری ها شامل شماره تماس ، نام ، شهر و سن را در محدوده A1:.B5000 فراهم آورده اید ، می خواهید بدانید شماره تماس [phone] متعلق به چه کسی است .

 تابع Vlookup شماره تلفن مورد نظر را ستون Tel جستجو می کند و با توجه به محدوده جستجو یعنی A1:B16 نام متناظر با شماره را یافته بر می گرداند ، اما تابع Match شماره را در ستون Tel جستجو کرده و شماره سل متناظر با آن یعنی 9 را بر میگرداند .
نکته: شایان ذکر است اگر در قسمت Lookup Array فرمول Match ارایه افقی وارد کنیم تابع محل ستون آیتم مورد جستجو را بر می گرداند ، این خصوصیت باعث می شود باترکیب توابع Match و Vlookup فرمول های پویاتر و کارآمد تری را طراحی کنیم .

کاربرد offset چیست


اما از طریق Offset به excel می گوییم تا بخشی از طلاعات موجود در یک ناحیه را واکشی کند ، جهت درک مطلب offset نقش شیشه یک خودرو در حال حرکت را دارد که نمایی از فضای وسیع بیرون را به شما نمایش می دهد.
Offset بخشی از یک محدوده بزرگ را برمیگرداند فرمولی به صورت

=OFFSET(A1;5;5;2;3)

با توجه به اینکه فرمول match موقعیت مکانی یه داده را بازمیگرداند ، می تواند به عنوانی یکی از آرگومان ها فرمول offset بکار رود ، نکته دیگر اینکه فرمول های vlookup و match در صورت عدم وجود داده مورد نظر خطاری #value را باز می گردانند همچنین فرمول offset بدون بکار بردن و ترکیب با سایر توابع مانند sum این خطا را باز خواهد گرداند .

در پایان

در این مطلب به اهمیت و کاربردسه تابع قدرتمند excel پرداختیم ، همچنین به امکان ترکیب این توابع اشاره کردیم ،

عکس در سلول‌های اکسل

                                                                                                                                            تصور کنید که فهرستی از کارمندان در اکسل موجود است و در آن اطلاعاتی از قبیل مشخصات فردی، تلفن تماس و آدرس و ... وارد شده است و برای تکمیل‌تر شدن این فهرست مایلید که عکس هر فرد را نیز در آن بگنجانید، اما اکسل روش مستقیمی برای اینکار ندارد (بر خلاف اکسس که فیلدی از نوع OLE Objects) دارد ، شما در خانه‌های اکسل فقط مجازید که داده‌های عددی یا متنی را وارد کنید و یک خانه نمی‌تواند عکس را در خودش بگنجاند.

برای اینکار ترفندهای مختلفی موجود است و ما قصد داریم که از Comment برای نشان دادن عکس‌ها استفاده کنیم.

از Commentها برای اضافه کردن توضیحات (یادداشتها) در یک خانه استفاده می‌شود .

برای درج Comment ، ابتدا خانه مورد نظر را انتخاب می‌کنیم و سپس از منوی Inset گزینه Comment را انتخاب کنید.

همانطور که  می‌بینید یک Comment ، یک شکل است که در آن می‌توان نوشت و کاری که قصد داریم انجام دهیم گنجاندن یک عکس به جای زمینه زرد رنگ آن است.

قبل از شروع کار لازم است که در خصوص کار با  Commentها بیشتر بدانیم.

سلولی که حاوی Comment است، با علامت قرمز رنگی در گوشه‌ی بالایش مشخص می‌شود.

برای ویرایش یا حذف یک Comment از خانه‌ای می‌توانید روی آن خانه R-Click (کلیک راست) کنید و از منوی باز شده (Context Menu) گزینه‌های Edit، Delete را انتخاب کنید.

وقتی موس روی سلول حاوی Comment قرار می‌گیرد، Comment نمایش داده می‌شود  اگر بخواهیم به صورت ثابت نمایش داده شود گزینه Show/Hide Comments را می‌زنیم.

برای عوض کردن Background یک Comment به ترتیب مراحل زیر را انجام می‌دهیم:

1- روی خانه حاوی Comment، R-click کرده و گزینه Edit Comment را انتخاب می‌کنیم.

2- روی کادر Comment ، R-click کرده و گزینه Format Comment را کلیک می‌کنیم.

توجه مهم : باید دقیقا بر روی کادر و یا همان Border کامنت ها Right Click نمایید.  در غیر اینصورت فقط پنجره تنظیمات Font را مشاهده خواهید کرد.

3- به سربرگ Picture بروید و با استفاده از دکمه Select Picture عکس مورد نظر خود را انتخاب کنید.

در نهایت کاربرگ (sheet) ما با اضافه کردن چند شکل  در خواهد آمد.

دقت داشته باشید که در هنگام Cut/Copy یک سلول، Comment آن نیز کپی می‌شود.

نحوه رسم نمودار گانت در اکسل

                                                                                                                                               در اکسل میتوانید مهارت خود را در استفاده از اکسل در فلید کنترل پروژه افزایش دهید.                                                                                                                                    مرحله اول را با ایجاد چند ستون  محتوای فعالیت ها ، تاریخ شروع ، مدت زمان انجام فعالیت و زمان پایان را اتخاب کنید.                                                                                                                                     

مرحله دوم 

ازسر برگ INSERT > CHARTS > BARراانتخاب می کنیم

  در کادر خالی باز شده کلیک راست کرده و گزینه SELECT DATA را انتخاب می کنیم  .                          درکادر باز شده روی گزینه ADDزده و در کادر باز شده در قسمت SERIES NAME روی سلولB1 یعنی START کلیک کرده و در کادر دوم SERIES VALUES  ستون تاریخ شروع را انتخاب می کنیم و بعد OK

همین مرحله را برای ستون DURATION انجام میدهی

در سمت راست کارد SELECT DATA گزینه EDIT را زده و نام فعالیت ها را انتخاب میکنیم

 SELECT DATAگزینهEDIT را زده ونام فعالیتها را انتخاب میکنیم                                                        یرای مرحله بعد روی بار آبی رنگ که مربوط به زمان شروع کلیک راست کرده و روی گزینه FORMAT DATA SERIES را انتخاب  می کنیم                                                                        

با این کار  میله های مربوطه  نا مرئی میشود
                                               

 

بهینه سازی با فایلهای XLSB در Excel 2007 , 2010

                                                                                                                                          تکنولوژی فایلهای Excel از نسخه 2007 به Open XML تغییر پیدا کرده است که در این فایلها اطلاعات به صورت مجزا و به صورت فشرده ذخیره می شوند برای مثال یک فایل خالی به نام Test.XLSX بسازید و سپس آنرا به Test.XLSX.zip تغیر نام بدهید و آنرا باز نمایید . خواهید دید که ساختاری شبیه شکل زیر خواهد داشت. 
این فرمت فایل مزایای بسیار دارد از جمله آنکه اگر قسمتی از فایل خراب شود ، سایر قسمت ها سالم و قابل بازیابی هستند.
نکته حائر اهمیت آن است که در Excel 2007 -2010 در هنگام SAVE کردن فایل گزینه ای به نام XLSB و یا Excel_Binary_Workbook داریم .
فایلهای XLSB دارای ساختاری باینری هستند یعنی چیزی نزدیک به زبان 0 و 1 ترجمه شده اند و برخلاف فایلهای XLSX که ساختاری XML دارند و باید ابتدا ترجمه شوند تا بتوان با آنها کار کرد بنابراین :
ساختار باینری در فایلهای Excel این امکان را فراهم می کند که بتوان فایلها را با سرعت بیشتری Save / Open کرد در ضمن اینکه از نظر امکانات فایل هیچ تفاوتی بین XLSX , XLSB نیست .
اگر شما فایل بسیار بزرگی که شامل سطرو ستونهای زیادی است و در عمل با کندی سرعت در هنگام باز و ذخیره کردن مواجه هستید می توانید این فرمت را تست نمایید .
توجه داشته باشید که همانطور که گفته شد فایلها XLSX با دلیل قابلیت بالای بازیابی هنگام خرابی ارجحیت خود را همواره نسبت به XLSB خواهند داشت و به همین دلیل فرمت پیش فرض Excel می باشد.

جدول در اکسل

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               اکسل یک جدول بسیار گسترده است که کاربران میتوانند سلول های آن را مورد استفاده قرار دهند، در هر صورت به خودی خود هر فایل اکسل یک جدول است ولی در اکسل قابلیت دیگری قرار داده شده است به این ترتیب که میتوان در اکسل جدول تعریف کرد، در واقع با استفاده از این قابلیت بخشی از داده های خود که میخواهید به صورت جدول باشد را به عنوان جدول به اکسل معرفی میکنید. استفاده از جدول در اکسل که خود یک جدول بسیار بزرگ میباشد ابتدا شاید کمی ناموس به نظر برسد ولی با خواندن این مقاله پی به مزایای استفاده از جدول در اکسل میبریم.

 

روش رسم جدول در اکسل

داده های شکل زیر را در نظر بگیرید که آنها را برای انجام تحلیل ها در یک فایل اکسل وارد کرده ایم،

 

داده های بالا فهرست اجناس فروخته شده در یک فروشگاه میباشد، این فهرست را در فایل اکسلی وارد کرده ایم، با استفاده از گزینه ی زیر و پس از انتخاب کل داده ها آن را به جدول تبدیل میکنیم:

 

مزایای استفاده از جداول در اکسل

پس از تبدیل داده های بالا به جدول، اکسل به صورت اتوماتیک جدول شما را نامگذاری میکند، به هر ستون قابلیت فیلتر اضافه میکند و جدول شما با یک فرمت پیشفرض تغییر ظاهر میدهد، استفاده از جدول در اکسل دارای مزایای زیر است که با کمی تمرین میتوانید آنها را درک کنید:

• عنوان ستون ها همواره در بالای صفحه ثابت میماند و با درگ کردن به سلول های پایین صفحه عنوان ستون ها همچنان قابل دیدن است، به این ترتیب با زیاد شدن تعداد سطرها لازم نیست برای خواند عنوان ستون ها به بالای صفحه درگ کنید.
• استفاده از ابزارهای Sort و Filter و همچنین Advanced Filter بر روی جداول بسیار راحت تر خواهد بود و همینطور شکل ظاهری جداول به راحتی و با استفاده از قالب های موجود قابل تغییر است.
• با افزودن داده ی جدید، جدول به صورت اتوماتیک تغییر سایز میدهد و سطر جدید را میپذیرد و فرمت و فرمول های قبلی برای سطر جدید تکرار میشود.
• اگر داده ها را به صورت جدول تعریف کنیم میتوانیم از ابزار Form یا فرم برای اضافه کردن داده ی جدید و یا ویرایش داده های قبلی استفاده نماییم، برای فعال کردن ابزار فرم به قسمت Customize Quick Access Toolbar بروید و این ابزار را در قسمت All Commands پیدا کرده و به Quick Access Toolbar خود اضافه نمایید. با استفاده از این ابزار افزودن و ویرایش داده ها برای جداول بسیار راحت میگردد.
• برای تعریف جداول محوری یا نمودارهای محوری (Pivot Table & Pivot Charts) بهتر است از جدول ها به عنوان داده های ورودی استفاده کنیم، در اینصورت نتیجه ی بهتری از جداول و نمودارهای محوری میگیریم و پس از به روز رسانی داده های جدول با افزودن و یا کاستن یک رکورد (یا سطر جدول)، نمودار و جدول محوری نیز به صورت خودکار به روز رسانی میشود. پس اگر قصد استفاده از جداول و نمودارهای محوری را دارید حتماً از جدول استفاده کنید.
• سهولت در نوشتن فرمول در سلول ها از دیگر مزایای جدول در اکسل میباشد، به صورتی که نیاز به درگ کردن فرمول برای تمام اعضای یک ستون نداریم و بلافاصله بعد از ویرایش و یا نوشتن فرمول برای یک سلول از یک ستون داده، فرمول نوشته شده در تمام سطرهای جدول درج میگردد.

استفاده از جداول دارای مزایای بیشتری میباشد که در آینده با آنها آشنا خواهیم شد، اما در تشکیل جدول ها اصولی وجود دارد که لازم است حتماً به آنها توجه نماییم، در ادامه به بررسی اصول ترسیم جداول در اکسل میپردازیم.

 

 

اصول رسم جدول در اکسل

در رسم جدول در اکسل با توجه به اینکه جداول اکسل هسته ی اصلی بانک های اطلاعاتی (یک بانک اطلاعاتی یک جدول بزرگ است) و خوراک اصلی ترسیم نمودارها و جداول محوری میباشند حتماً باید اصول زیر را رعایت نماییم:

• هر ستون و تمام ستون ها باید دارای یک عنوان مجزا و غیر مشابه باشد، عنوان ستون ها باید در یک سطر نوشته شوند و به صورت یک قانون کلی، در تشکیل جدول ها و بانک های اطلاعاتی سلول ها نباید با یکدیگر Merge شوند.
• هر سطر باید دارای عنوان باشد، مانند “شماره ردیف”، به این ترتیب استفاده از ابزارهای و توابع مربوط به بانک های اطلاعاتی و جداول راحت تر میگردد، البته داشتن عنوان مجزا برای هر سطر برای بسیاری از جداول کاربرد و لزومی ندارد ولی برای بانک های اطلاعاتی مورد تاکید است.

توجه داشته باشید، در صورتی که قرار است فرمول های نوشته شده در یک ستون شما برای سطور مختلف متفاوت باشند نمیتوانید از جدول استفاده نمایید و همچنین نمیتوانید بانک اطلاعات تشکیل دهید.

آشنایی با عبارات کاربردی جدول در اکسل

در استفاده از جداول و بانک های اطلاعاتی از عبارات خاصی استفاده میگردد که لازم است با آنها آشنا شویم:

• List یا لیست در واقع لیست داده ها یا همان جدول میباشد.
• Field یا فیلد که به یک ستون از داده ها میگویند که عنوان مختص خود را دارد، سطر اول جدول همواره حاوی نام ستون ها میباشد که به این سطر Header Row میگوییم.
• Record یا رکورد به یک سطر از داده ها میگویند که بهتر از هر سطر با یک عنوان مشخص شود، مانند شماره ردیف یا شماره آیتم یا شماره سطر، که به این شماره Unique Key میگوییم.
• Item یا آیتم، به هریک از داده های یک بانک اطلاعاتی میگوییم (به یک Record یک Item هم میگوییم).

یک جدول در اکسل یک Flat-File Database است یعنی فقط یک جدول در Database وجود دارد و هر Record  دربردارنده تمام اطلاعات مورد نیاز درباره یک آیتم است، از طرفی نرم افزار Access یک Relational Database است که اطلاعات را با کارایی بیشتر ذخیره میکند.

طراحی جدول در اکسل

پس از رسم جدول با کلیک بر روی جدول تب Design فعال میگردد که از این قسمت میتوان برای جداول برخی تنظیمات را انجام داد.

بانک های اطلاعاتی یا Database در واقع جداول بزرگ میباشند که از آنها برای ذخیره داده ها در فایل های اکسل استفاده میگردد، بانک های اطلاعاتی دارای توابع مختص خود میباشند که به آنها Database Functions میگوییم،