ثبت توضیحات با ابزار کامنت گذاری در اکسل                                                                                                                                               زمانی که فایل اکسل رابرای کسی بفرستیم تا از آن استفاده کند، نیاز است که توضیحاتی راجع به بخش های مختلف فایل و نحوه کار با آن به فرد مقابل بدهیم. هرچهفایل پیچیده تر باشد توضیحات بیشتری لازم است تا شخص بتواند  به درستی با فایلی  تهیه کرده ایم از آن استفاده کند. باید توضیحات را داخل سلول های اکسل بنویسید. اینکار باعث میشود ظاهر فایل نامرتب شود و معایب دیگری  هم دارد. برای اینکار بهتراست  از ابزار کامنت گذاری اکسل استفاده کنیم.

اگر بخواهیم برای نحوه استفاده از  فایل کامنت بگذاریم و توضیح دهیم که بخش های مختلف فایل چه نقشی دارند.  ابتدا روی سلول مربوط به عدد اول یعنی سلول B1 کلیک میکنیم. بعد از تب REVIEW و بخش Comments روی گزینه New Comment کلیک میکنیم.                                                                     با کلیک کردن روی این گزینه یک کادر باز میشودکه میتوانید داخلش توضیحاتی رابرای سلولی که انتخاب کردید بنویسید.                                                                                                            

وقتی اینکار رو انجام دهید مشاهده میکنید که یک مثلث قرمز رنگ کوچک در قسمت بالا سمت چپ سلول نمایش داده میشود. این به این معنی است که این سلول دارای توضیحاتاست و هر بار کاربر ماوس خودش را روی آن سلول ببرد توضیحات مربوط به آن سلول  نمایش داده میشود.                                                   اکنون برای بخش های دیگر فایل هم می توانیم این کار را انجام دهیم .                                                 بخش COMMENTS اکسلگزینه های دیگری هم دارد که در زیر آنها ر ا با هم بررسی میکنیم:

  • New Comment یا Edit Comment: اولین گزینه در بخش Comments این گزینه است. با انتخاب این گزینه میتوانید برای سلول انتخابی خود کامنت اضافه کنید. در صورتی که سلول انتخاب شده توسط  در حال حاضر دارای کامنت باشد این گزینه به Edit Comment تغییر میکند و با کلیک روی آ ن میتوانید کامنتی که ایجاد کردید را ویرایش کنید.
  • ِDelete: با انتخاب این گزینه کامنت سلول انتخاب شده حذف میشود.
  • Previous: در صورتی که در فایل اکسل  چند کامنت قرار داده شده باشد با انتخاب این گزینه کامنت قبلی  نمایش داده میشود.
  • Next: در صورتی که در فایل اکسل ا چند کامنت قرار داده شده باشه با انتخاب این گزینه کامنت بعدی ب نمایش داده میشود.
  • Show/Hide Comment: در حالت عادی کامنت ها با بردن ماوس روی سلول مربوط به آن   نمایش داده میشود.                                                                                                                                              اگر بخواهیم کامنتی به صورت ثابت نشون داده شود از این گزینه استفاده میکنیم. اگر بخواهیم دوباره نحوه نمایش کامنت به حالت اولیه برگردد کافیست یک بار دیگه روی این گزینه کلیک کنیم.
  • Show All Comments: با انتخاب این گزینه تمام کامنت های موجود در فایل اکسل نمایش داده میشوند .                                                                                                                اگر بخوایم این حالت رو غیر فعال کنیم کافیست یک بار دیگه روی این گزینه کلیک کنیم.
  • Show Ink: در دستگاه هایی که قابلیت لمسی دارند این امکان گنجانده شده  است که کامنت ها توسط قلم دیجیتال ثبت شود. چنانچه فایل دارای کامنتی از این نوع باشدبا انتخاب این گزینه میتوانید آن را نمایش دهید. در غیر اینصورت برای دستگاه هایی که صفحه لمسی ندارند این گزینه بلااستفاده است.