بسیاری از کاربران در فایل های اکسل خود نیاز به تعریف سری ها پیدا می کنند. همانطور که در ریاضیات خواندیم سری ها در واقع رشته ای از اعداد هستند که هر عدد با الگویی خاص با استفاده از عدد قبلی خود بوجود میاید، به عنوان مثال یک سری از اعداد را در نظر بگیرید که هر عدد حاصلضرب عدد قبلی در یک مقدار ثابت است. استفاده از قابلیت های اکسل برای تعریف سری و لیست می تواند بخشی از وقت شما را در تهیه ی فایل های اکسل صرفه جویی نماید. از طرفی گاهی نیاز به وارد کردن لیست دلخواه در اکسل داریم، ابزاری در اکسل وجود دارد که به کمک آن میتوان لیست های دلخواه را در قسمتی از اکسل ذخیره نمود و هنگام احتیاج از آنها استفاده کرد.                                                                                                         سری ولیست در اکسل                  

معرفی سری و لیست در اکسل

برای ایجاد سری ها در اکسل میتوان از فرمول نویسی استفاده نمود ، سری های عددی (برای داده های نوع عددی) در اکسل به دو دسته ی کلی Linear و Growth تقسیم میشوند، از طرفی سری نوع Date (برای داده های نوع تاریخ و زمان) با توجه به کاربرد ان در اکسل تعریف شده است. کاربرد و روش ایجاد هر سری در ادامه توضیح داده خواهد شد.

سری ها در اکسل

دو نوع سری عددی در اکسل میتوان تعریف کرد، نوع اول سری Linear میباشد که در آن هر جمله از سری (Series) برابر است با جمله ی قبلی بعلاوه یک عدد ثابت و نوع دوم سری Growth است که در آن هر جمله برابر است با جمله قبلی ضرب در یک عدد ثابت، این دو سری برای داده های عددی تعریف شده اند و برای کارهایی مانند ایجاد شماره سطر و یا ایجاد سری های ریاضی به کار میروند. نوع دیگری سری در اکسل وجود دارد به نام سری Date، هر عددی در اکسل (در یک بازه مشخص) در واقع میتواند سریال نامبر یک تاریخ و زمان در اکسل باشد. سری نوع Date در واقع این تاریخ ها را ایجاد مینماید، مثلاً اگر  بخواهید تمام روزهای هفته از یک تاریخ خاص تا تاریخ خاصی دیگر را پشت سر هم در یک ستون درج کنید میتوانید از سری نوع Date استفاده کنید.

برای تعریف سری های Linear در اکسل می توانید به صورت دستی دو جمله ی اول از سری خود را وارد نموده و با انتخاب و درگ کردن سلول ها سری خود را تشکیل دهید یا اینکه برای ایجاد سری نوع Linear یا Growth میتوانید از فرمول نویسی و درگ کردن فرمول استفاده کنید، اما راه ساده تر و البته به مراتب سریعتر استفاده از منوی Fill میباشد.

برای تعریف سری ها در اکسل از تب Home و در گروه Editing منوی Fill را انتخاب کنید:

 

برای ایجاد سری ها، ابتدا جمله اول سری را در یک سلول بنویسید، آن سلول را انتخاب نموده و مسیر توضیح داده شده در بالا را بپیمایید. برای سری های نوع Date دقت داشته باشید که این سری را میتوانید برای Days یا روزها، Weekday یا روزهای هفته (که روزهای شنبه و یکشنبه در این سری وارد نمیشوند)، Month یا ماه ها , Years یا سالها نوشته شود و هر ماه و سال دقیقاً منطبق با تعداد روزهای آن در تقویم حساب میگردد.   

برای تعریف سری های Linear در اکسل می توانید به صورت دستی دو جمله ی اول از سری خود را وارد نموده و با انتخاب و درگ کردن سلول ها سری خود را تشکیل دهید یا اینکه برای ایجاد سری نوع Linear یا Growth میتوانید از فرمول نویسی و درگ کردن فرمول استفاده کنید، اما راه ساده تر و البته به مراتب سریعتر استفاده از منوی Fill میباشد.

برای تعریف سری ها در اکسل از تب Home و در گروه Editing منوی Fill را انتخاب کنید:

 

برای ایجاد سری ها، ابتدا جمله اول سری را در یک سلول بنویسید، آن سلول را انتخاب نموده و مسیر توضیح داده شده در بالا را بپیمایید. برای سری های نوع Date دقت داشته باشید که این سری را میتوانید برای Days یا روزها، Weekday یا روزهای هفته (که روزهای شنبه و یکشنبه در این سری وارد نمیشوند)، Month یا ماه ها , Years یا سالها نوشته شود و هر ماه و سال دقیقاً منطبق با تعداد روزهای آن در تقویم حساب میگردد.

 

لیست در اکسل

بخش دیگری از مبحث سری و لیست در اکسل، روش ایجاد لیست های دلخواه در اکسل میباشد. در یک سلول اکسل January را بنویسید و در سلول زیرین آن February را تایپ کنید، بعد از انتخاب این دو سلول و درگ کردن به سمت پایین مشاهده میکنیم که لیست ماه های میلادی در اکسل ایجاد میگردد. در واقع این لیست نوعی سری است که قبلاً در اکسل ایجاد شده و در جایی ذخیره گردیده و شما با این کار آن را فراخوانی میکنید.

در آینده و در مبحث Sort کردن، یاد میگیریم که چطور میتوان جداول را بر اساس Custom List ها مرتب کرد. مبحث ایجاد لیست دلخواه در اکسل از این نظر دارای اهمیت میباشد.

حال، به عنوان مثال، اگر لیستی از کارکنان شرکت خود را مانند لیست ماه های میلادی که پیشتر اشاره شد در اکسل داشته باشید، برای تشکیل جداول متفاوت دیگر نیازی به کپی کردن یا تایپ مجدد آن لیست ندارید و تنها کافیست آن لیست را فراخوانی نمایید. اکسل به کاربران این امکان را می دهد که علاوه بر لیست های پیش فرض که در اکسل شما وجود دارد، لیست دلخواه خود مانند فهرست کارکنان یا لیست خدمات و یا هر لیستی که به طور دایم با آن سر و کار دارند را در اکسل تعریف و ذخیره نمایند و هنگام نیاز آن را فراخوانی کنند.

در اکسل به صورت پیش فرض لیست هایی مانند فهرست ماه های میلادی یا لیست روزهای هفته وجود دارد که با نوشتن یک نام از هریک لیست های موجود اکسل می تواند بقیه سلول ها را پر نماید. در یکی از سلول های فایل خود “Saturday” را بنوسید و با درگ کردن سلول مشاهده نمایید که اکسل نام بقیه روزها را اضافه می نماید.

برای وارد کردن لیست داخواه خود در اکسل ۲۰۰۷ ،  وارد پنجره Excel Option شده و در تب Popular بر روی دکمه ی Edit Custom List کلیک نمایید. در نسخه های جدیدتر اکسل این دکمه در قسمت General و تب Advanced قرار گرفته است.

 

برای وارد کردن لیست دلخواه در اکسل میتوانید از دکمه Add و استفاده کنید و یا با استفاده از دکمه Import لیست خود را از سلول های اکسل وارد نمایید.